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La soluzione software per l'archiviazione legale sostitutiva dei Professionisti e delle Aziende



Archiviazione legale sostitutiva

La soluzione pensata per migliorare l’operatività e risparmiare risorse; guarda quanto è semplice





ARKon, la via semplice verso il digitale! ARKon è la soluzione che permette di eliminare definitivamente la carta a norma, snellendo i processi di archiviazione e di gestione dei documenti. ARKon rende il lavoro più veloce, più efficiente, più semplice. E’un sistema pensante che ti agevola nei processi quotidiani in modo intelligente, con soluzioni intuitive e funzionali.

 

Vantaggi


Semplicità: nel reperire i documenti. Documenti organizzati e disponibili immediatamente. La combinazione di campi chiave, la creazione di fascicoli e le ricerche full text permettono di reperire velocemente le informazioni

Snellimento nelle procedure: tradurre un processo cartaceo in un processo aziendale è facile e intuitivo. E’ possibile definire flussi documentali che rispecchino la propria organizzazione, avendone quindi il pieno controllo.

Automatizzazione: il processo di conservazione digitale diventa immediato e completamente automatico. Il flusso di conservazione è gestito tramite la definizione di regole che automatizzano il versamento di tutti i documenti tramite l’apposizione della firma digitale e la marca temporale.

Sicurezza: documenti sicuri e protetti disponibili in qualsiasi momento evitando la perdita di dati e di informazioni

Riduzione di tempi e costi costi diretti e indiretti. I tempi di svolgimento delle attività di reperimento delle informazioni, i costi legati all’occupazione fisica degli spazi occupati dalla carta (scaffali e magazzini)


 

Funzionalità Principali


ARCHIVIO DIGITALE DI DOCUMENTI
ARKon, tramite strumenti evoluti, dialoga con le soluzioni presenti in studio/azienda, rendendo l’operazione di indicizzazione e archiviazione molto semplice e veloce.

FASCICOLI, DOCUMENTI E MODALITA’ DI RICERCA
I documenti sono fascicolati e messi in relazione tra loro e possono essere ricercati in tempo reale tramite un’interfaccia web denominata “MegaSearch”.

FIRMA AUTOMATICA MASSIVA
Con la firma automatica massiva non è più necessario firmare ogni documento che si vuole conservare a norma di legge. Utilizzando delle credenziali specifiche di studio /aziende, sarà possibile automatizzare questo passaggio.

WORKFLOW DI FIRMA DOCUMENTI
Processo di firma documenti definito in maniera automatica e integrato al sistema di archiviazione, consente la gestione di attività definite da un workflow sequenziale che guida il flusso di operazioni fino al loro completamento.

CONSERVAZIONE LEGALE SOSTITUTIVA
Il sistema di conservazione prevede regole precise, procedure e tecnologie avanzate e garantisce l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti.

CONSERVAZIONE PEC
I messaggi di Posta Elettronica Certificata rappresentano una corrispondenza con rilevanza giuridica pertanto devono essere conservati per almeno 10 anni in osservanza all’art.2220 cod.civ. e art. 22 del DPR 600/73. Tramite il sistema di Conservazione PEC è possibile archiviare e conservare tutti i messaggi e relativi allegati della casella email PEC selezionata .


Funzionalità Aggiuntive


ARKon REMOTE CLIENT
ARKon Remote Client è un’estensione del sistema web che consente con semplici operazioni “Drag and Drop” di velocizzare le operazioni di archiviazione dei documenti.ARkon Remote Client è dunque uno strumento che consente di richiedere firme digitali ad utenti interni o esterni.

ARKon ADD-IN PER OUTLOOK
L’Add-In per Outlook, il client di posta più utilizzato, consente l’archiviazione di ogni tipo di file che transita dalla posta elettronica.Argomento molto sentito soprattutto per la gestione dei documenti amministrativi che affollano le caselle email di studi e aziende (es.: ordini clienti/fornitori, conferme d’ordine, fatture)

ARKon SPOOL PRINTER
La stampante virtuale ARKon Spool Printer consente di archiviare qualsiasi documento in ARKon nel formato nativo o convertendolo in PDF.


 

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